Las pequeñas empresas (pymes) que utilizan un software de facturación además de minimizar la posibilidad de cometer algún error, agilizan todos los procesos relacionados con la administración como cobros, pagos, Tesorería, contabilidad y demás. Para cualquier empresa, sea grande o pequeña, el tema de la facturación es complicado porque debemos tener muchos factores en cuenta y además, hay que tener presente la correspondiente Ley.
La Ley estipula que se deben incluir una serie de datos obligatorios de cara a la validez legal como número, nombre completo de la compañía, razón social, CIF/NIF, domicilio del cliente, datos del cliente, fecha, precio unitario, cantidad, base imponible… La factura debe además reflejar perfectamente todas las condiciones que hayan sido pactadas en el proceso comercial.
Errores comunes a la hora de utilizar un programa tradicional de facturación
No es raro equivocarse en la fecha a la hora de elaborar la factura o incluso dejar datos en blanco, rellenarla con datos erróneos sobre todo cuando se utilizan programas tipo Excel ya que esta clase de herramientas se gestiona de manera manual por lo que, como humanos, podemos introducir mal los datos en los campos y que no cuadren los resultados. Esto conlleva a una serie de errores que provocan una mala gestión de la pyme en la que los recursos suelen estar bastante limitados.
Retrasar los cobros o tener que rendir cuentas a la Tesorería, son aspectos que pueden poner en riesgo la compañía. Para evitar conflictos legales y quebraderos de cabeza, utilizar un software de facturación merece mucho la pena. Vamos a ver a continuación 4 razones por las que usar un software de facturación sobre todo si eres una pyme, compensa bastante.
Ventajas del software de facturación
Sencillez, inmediatez y control
Un programa de facturación elabora, imprime o envía documentos del tipo albaranes, facturas y cualquier archivo que tenga relación con lo administrativo. Además, facilita tareas de control y tareas sensibles relacionadas con este área. Acceder de manera rápida y efectiva a información como pueda ser pedidos del cliente, condiciones comerciales o la gestión con proveedores es muy sencillo y ahorra tiempo y recursos además de poder tener una gran cantidad de información que nos ayude a tomar decisiones importantes.
Sincronización con el banco
Gracias al programa de facturación que está integrado con el correspondiente programa de tesorería, la sincronización y actualizaciones de movimientos bancarios están al día y no es necesario que se deban introducir de manera manual. Facilita los procesos de facturación como tales.
Impuestos al día y previsiones de Tesorería
La herramienta de facturación ayuda a calcular, revisar y controlar las Declaraciones y además las presenta en la sede de la Agencia Tributaria, las guarda para poder acceder posteriormente con total seguridad y estando al día en materia de obligaciones tributarias. Podríamos planificar y disponer de información sobre cuánto beneficio obtendremos y cuánto dinero necesitaremos a corto, medio y largo plazo para organizarnos mejor de cara al futuro. La planificación con suficiente antelación es clave para evitar cometer errores.
Comodidad y libertad para decidir
Un programa de facturación se adapta a nuestras necesidades empresariales y gracias a que puede personalizarse al máximo, podemos elegir la mejor manera de llevar a cabo los procesos. El software de gestión ofrece:
- Alternativas para facturar de distintas maneras, ya sea por cliente, parcial, total, por albarán, por dirección, etc.
- Podemos utilizar diferentes formatos de albarán y de facturas que pueden configurarse como el usuario desee y también poder seleccionarlos en base a distintos criterios.
- La conexión con contabilidad y Tesorería ayuda a la gestión integral del negocio. La emisión de libros, el certificado de retenciones y las liquidaciones de los impresos oficiales de IVA/IGIC para su presentación en la Agencia Tributaria, son elementos también a tener muy en cuenta.
