Hay conceptos que resultan tan obvios, que en ocasiones sus utilidades y potencialidades son infravaloradas. Pero muchas veces en lo elemental –y en lo obvio- está la clave del éxito. Esta es una de las premisas que se sigue cuando se estructura un dashboard o tablero. Toda la información de una empresa o de una estrategia de ventas debe saltar a la vista y su comprensión tiene que ser clara. De igual forma, se trata de generar conclusiones de difícil discusión.
Pero el uso de un dashboard empresarial o en el marketing digital sería comparable a los mismos parámetros que los paneles centrales de los automóviles. El tablero ubicado en el salpicadero sintetiza toda la información vital referente al funcionamiento del coche y al estado de la máquina. A partir de estos datos, los conductores manejan datos que les permite tomar decisiones claves, como en qué momento detenerse a recargar combustible.
Tablero elemental para optimizar estrategias
Para que un tablero sintetice de manera correcta la información requerida, antes se hace necesario tener en claro algunos conceptos que, si se analizan con detenimiento, también resultan muy claros. Uno de estos son los KPIs (“Key Performance Indicators”, o lo que es lo mismo: indicadores claves de rendimiento). Para que un proyecto funcione, se deben tener bien definidas las metas y objetivos que se persiguen, tanto a nivel general como de forma particular. Los KPIs también son útiles para priorizar y organizar tareas, definir líneas de acción o para cambiar de estrategia en un momento dado.
En el ámbito de los negocios y del marketing, el concepto de dashboard no es novedoso. Lo que sí ha cambiado, es la manera en que estos tableros se construyen y se analizan. Hasta hace algunos años (ya bien adentrados en la era de la informática) analizar cualquier informe de rendimiento era una tarea larga y tediosa. El simple hecho de sintetizar la información y sistematizarla sobre un tablero, ya era en sí misma una labor ardua y extensa.
Algunos podían llegar a calificarla incluso de inacabable. Con las nuevas herramientas, la elaboración de informes y el análisis de resultados es una tarea sencilla y rápida y en tiempo real. Y aunque todo resulte elemental, todavía se requiere de visión y criterio para tomar decisiones asertivas en los momentos justos. Las personas tienen ahora la mayor cantidad de información posible, los datos más actualizados, pero siguen siendo los responsables de tomar determinaciones.
Tareas específicas de un dashboard
De forma esquematizada, mantener un dashboard actualizado vale para:
- Conocer todos los datos y variables de una empresa. Esta información puede ser compartida entre los miembros de un equipo de forma rápida y sencilla. La posibilidad de compartir estos datos en el interior de una compañía, puede tener efectos muy positivos en la operatividad del día a día.
- En base a los informes de rendimiento de los indicadores clave, la toma de decisiones importantes será mucho más rápida.
- Con estos indicadores, se tiene completa claridad sobre el tiempo que demoran todos los procesos. En base a ello, se fijan metas y plazos para la consecución de objetivos.
- Establecer liderazgos y delegar tareas. Cada miembro de un equipo de trabajo tiene claro sus funciones y responsabilidades. Y con ello su rendimiento es mucho mejor.
- Resaltar logros y metas alcanzadas. Del mismo modo, se trata de dar celeridad a las tareas que falten por cumplir.
Herramientas
En el mercado hay un buen número de opciones para organizar, actualizar y compartir tableros de forma rápida. Algunas de ellas son:
- Tableau: este software ha estado entre los líderes del segmento de visualización y análisis de datos durante la última década. Es una herramienta con marcado acento visual y de fácil lectura desde dispositivos móviles.
- Google Data Studio: como la mayoría de los productos desarrollados desde el gigante de Mountain View, destaca por su interfaz intuitiva. Además, la integración con otras suites de Google es totalmente natural. Los informes que genera pueden combinar otras fuentes como Analytics o Adwords, entre otras.
- Clicdata: es una de las herramientas que ofrece mayores posibilidades de personalización. En la versión Bussines Dashboard, los datos se actualizan minuto a minuto, lo que permite seguir el pulso a las tendencias del mercado en tiempo real. Un potente instrumento que puede ser muy útil, ofreciendo la información más actual, en tiempo real. Literalmente hablando.
