Es un aspecto fundamental en una tienda online pero no todos los propietarios de un e-commerce le dedican el tiempo suficiente. Hablamos de la logística de pedidos que incluye la petición de productos al proveedor, la recepción de los mismos, el almacenamiento y gestión de los productos, la recepción y preparación de pedidos de nuestros clientes y, finalmente, el envío del pedido.
En los primeros meses de vida de la tienda online tal vez te decidas a gestionar tú mismo todo el proceso, sobre todo si no cuentas con una tienda física, pero si el e-commerce tiene éxito vas a necesitar todo el apoyo posible. En este sentido, te recomendamos nuestro módulo de gestión masiva de pedidos para tiendas Prestashop, una ayuda inestimable para gestionar una gran cantidad de pedidos.
Paso 1: gestión de pedidos al proveedor
No necesitarás hacer pedidos al proveedor si tú mismo fabricas los productos que vendes o si sigues una estrategia de dropshipping en la que es el mayorista el que se encarga del envío. Pero en general vas a necesitar un contacto directo con los proveedores.
Al montar una tienda online, no es sencillo prever nuestras necesidades de stock, por eso debemos analizar el ritmo de pedidos de clientes para adaptar nuestro stock, evitando cualquier falta de stock y haciendo el aprovisionamiento de producto con la suficiente antelación.
Deberemos tener cuenta la cantidad de pedidos que recibimos diariamente, las temporadas o meses del año en los que más se pide un producto, etc. Todo esto nos lleva al paso 2.
Paso 2: recepción y ubicación de mercancía
¿Vamos a gestionar nuestro propio almacén o subcontrataremos este servicio? En el caso de que lo hagamos nosotros, debemos ser lo eficaces y previsores. Lo primero es elegir el espacio en función de las necesidades de almacenamiento, y las necesidades de almacenamiento en función del stock previsto. A la hora de recibir la mercancía, debemos revisar concienzudamente que lo recibido se corresponde con nuestro pedido.
Y después llega la temida clasificación, fase clave que ahorrará mucho tiempo en el proceso de picking (preparación de pedidos). ¿Por qué ‘temida’? Por qué muchos minoristas no están acostumbrados a clasificar grandes cantidades de productos.
La ubicación de los productos debe basarse en un sistema eficaz que nos permita una rápida localización del mismo para realizar el picking. Existen programas informáticos de gestión de almacén que nos pueden ser de mucha ayuda tanto en la ubicación como en la clasificación de productos.
A medida que vayan aumentando el número de pedidos, necesitaremos ir reubicando la mercancía en función de su clasificación ABC herramienta de gran utilidad para varias funciones en nuestra tienda online.
Así mismo, existen cuatro datos claves que debemos revisar en relación a cada producto de nuestro almacén: referencia del producto, fecha de recepción, número de unidades y ubicación.
Paso 3: preparación de los pedidos
Si hemos desarrollado una óptima gestión de nuestro almacén esta fase no debe ocasionarnos muchos quebraderos de cabeza. Ahora bien, si recibimos una gran cantidad de pedidos vamos a necesitar la ayuda de un módulo de gestión masiva de pedidos como el que ofrecemos en 4webs. Con este módulo ahorraremos tiempo y dinero en personal, ya que podremos gestionar los pedidos rápidamente.
El proceso de picking en tiendas online suele ser muy similar: imprimimos el albarán del pedido, buscamos la ubicación del producto, lo verificamos y hacemos el embalaje, lo pesamos para la empresa de transporte y lo sellamos. La empresa de transporte recoge el paquete firmando el albarán para tener constancia que lo han recogido.
Enviaremos un mail al cliente con el código del pedido para que lo pueda consultar con la empresa de transporte. No hay que olvidar que los clientes de tiendas online suelen ser desconfiados y el hecho de poder hacer el seguimiento del pedido les da tranquilidad. Si todo sigue su cauce normal, el cliente quedará satisfecho. Y repetirá con nosotros.
La eficacia en esta fase es muy importante para no cometer errores en el pedido. La devolución de pedidos supone gastos extra demasiado cuantiosos.
Paso 4. Entrega del producto
La empresa de transportes será la que se encargue de completar este paso y hacerle llegar el pedido al cliente. De cualquier forma, siempre debemos estar preparados para la devolución del pedido, elaborando un sistema que sea igual de eficaz que el envío del mismo. La satisfacción del cliente debe ser siempre nuestro primer objetivo.
Apuntalar la logística de nuestra tienda online es un proceso complejo al que hay que dedicarle tiempo (y dinero). Pero sin una logística profesional, nuestra tienda online no sobrevivirá.